Privacy verklaring Evolve psychologie

 

Voor het laatst bijgewerkt: 24 februari 2022

 

Uw Privacy

Evolve psychologie wil open en transparant zijn met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze verklaring is bedoeld voor iedereen die zich bij Evolve psychologie aanmeldt (dus cliënten en zakelijke relaties). We werken voornamelijk met een digitaal dossier, zoals onder andere het aanmeldingsformulier, presentielijst, begeleiding/behandelovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst en mailtjes omtrent de geplande afspraken

 

Hoe wordt u geïnformeerd?

Zodra u zich bij Evolve psychologie aanmeldt als cliënt, sturen wij u een afspraak bevestiging waarbij wij naar de privacy verklaring zullen verwijzen en deze als bijlage zullen meesturen. Tevens zullen we op de website altijd de laatste versie publiceren, zodat u altijd op de hoogte bent omtrent wijzigingen omtrent het doel van het gebruik van uw persoonsgegevens, de identiteit van de Controller/beheerder of uw rechten. Wij gaan er derhalve dan ook van uit dat u voordat u bij ons op intake gesprek komt kennis heeft genomen van deze privacy verklaring en met het gestelde instemt. U tekent altijd bij het intake gesprek een behandelovereenkomst, waarbij u toestemming geeft en tevens tekent dat u instemt met de privacy verklaring, ook al zou u geen vervolg afspraken meer nodig hebben of stoppen na het intake gesprek om wat voor reden dan ook, we hebben ten alle tijden te maken met het privacy beleid.

Indien u zich via de website aanmeldt, zullen we ook een verwijzing maken naar ons privacy beleid.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken:

Evolve psychologie verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze dienstverlening en/of omdat u deze zelf op vrijwillige basis aan ons heeft verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Datum van aanmelding
  • Voor- en achternaam, initialen, adres, postcode en woonplaats
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Gezinssamenstelling (indien relevant)
  • Telefoonnummer thuis en/of mobiel
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Gegevens aangaande uw huidige werk en voorgaande werkzaamheden
  • Curriculum Vitae
  • Rapportages van de door Evolve psychologie uitgevoerde diensten
  • Eventuele voorgaande rapportages van professionals
  • Afspraak momenten en duur van de sessies
  • Presentielijst
  • Begeleidings-/behandelovereenkomst
  • Burger Service Nummer (BSN)
  • Indien er (factuur)gegevens op of naar een andere persoon gestuurd moeten worden, dan worden deze ook genoteerd, echter zal de betreffende volwassen cliënt hier voor akkoord een toestemmingsverklaring moeten tekenen.
  • Bij zakelijke cliënten worden met name de NAW bedrijfsgegevens, KvK, de gegevens van de contactpersoon genoteerd en een eventueel samenwerkingsovereenkomst.

 

Doeleinden van de persoonsgegevens die door Evolve psychologie worden verwerkt/vastgelegd:

Voor een goede dienstverlening is het noodzakelijk dat Evolve psychologie, lees de uitvoerende psycholoog, een dossier aanlegt. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst). Uw dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand, eventuele belastbaarheid en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en/of begeleiding. Indien in het belang van de begeleiding/onderzoek noodzakelijk is, zullen wij ook zaken zoals Godsdienst of levensovertuiging en zaken met betrekking tot seksualiteit vastleggen, wanneer dit onderdeel is van uw hulpvraag.

Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor uw behandeling noodzakelijk zijn en die we, na uw expliciete toestemming, hebben opgevraagd bij een andere zorgverlener bijvoorbeeld bij de huisarts/instelling/Gemeente of overige instanties.

De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

  • Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Of wanneer uw advocaat/bedrijfsarts dit opvraagt ingeval van een schadeclaim of uw re-integratie. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
  • Bij intervisiegroepen waarbij casuïstiek uit de praktijk besproken kan worden, zal dit altijd anoniem en onherkenbaar zijn, waarbij de privacy van de u gewaarborgd blijft.
  • Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing of visitatie van een beroepsvereniging.
  • Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat wij een factuur kunnen opstellen en versturen.

Als er vanwege een andere reden gebruik gemaakt moet worden van uw gegevens, dan zal u hierover eerst geïnformeerd en expliciet uw toestemming gevraagd worden.

 

Uw dossier

De wet verplicht psychologen om een dossier aan te leggen. In dit dossier worden gegevens vastgelegd die nodig zijn om goede zorg te bieden en/of zorgvuldig onderzoek te doen, een assessment uit te voeren en rapportage op te stellen. De wet verplicht ons om de dossiers vijftien jaar te bewaren.

 

Geheimhouding

Wij hebben als psychologen een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming met anderen over u spreken. Alleen in bijzondere gevallen geeft de wet ons het recht om ook zonder uw toestemming informatie te verstrekken. In dergelijke gevallen zoeken wij als regel eerst contact met u om deze informatieverstrekking met u te bespreken.

 

Wie heeft er toegang tot uw dossier?

Binnen Evolve psychologie hebben de volgende personen toegang tot uw dossier en houden zich aan de wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim):

  • De hoofdbehandelaar.
  • Iedere behandelaar en/of stagiaire die betrokken is bij uw onderzoek/begeleiding.
  • De financieel en administratief medewerkers.

 

Hoe hebben we de beveiliging van uw persoonsgegevens / dossier geregeld

  • We werken met een digitaal cliënten dossier dat is versleuteld en beveiligd met een wachtwoord.
  • Iedere dag worden er back-ups gemaakt van ons cliëntenbestand.
  • Onze systemen zijn dusdanig ingericht dat er iedere keer door de behandelaar opnieuw ingelogd dient te worden om bij zijn/haar digitale cliëntendossiers te komen
  • We maken altijd gebruik van beveiligde internet verbindingen, ook als we op een externe locatie zijn.
  • We zullen uw gegevens nooit doorsturen, verkopen of ruilen aan/met derden buiten Evolve psychologie voor marketingdoeleinden.

 

Wat zijn uw rechten:

U hebt als cliënt recht op inzage in of een afschrift van de informatie die in uw dossier is opgenomen. Mocht u in het dossier feitelijke onjuistheden aantreffen, dan kunt u ons vragen om deze informatie te verbeteren of aan te vullen. Bent u het niet eens met informatie die in het dossier is opgenomen, dan kunt u ons verzoeken een eigen verklaring (uw mening) aan het dossier toe te voegen. Ook hebt u het recht ons te verzoeken om vernietiging van (delen uit) uw dossier. Voor alle rechten geldt dat wij in principe in gaan op uw verzoek. Alleen als wij menen dat belangen van anderen, bijvoorbeeld van uw partner of kinderen, worden geschaad, kunnen wij uw verzoek (gedeeltelijk) afwijzen.

 

Rechten van minder- of ontoerekeningsvatbare personen

Gaat het om een volwassene die door een beperking of stoornis zijn rechten niet kan uitoefenen, dan kan de mentor of de curator dat namens de cliënt doen. Is een dergelijke door de rechter benoemde vertegenwoordiger er niet, dan oefenen de echtgenoot/partner, ouder(s), broers of zussen of een meerderjarig kind van de cliënt de rechten van de cliënt uit.

 

Recht op vergetelheid/verwijdering:

  • Wanneer de wettelijke bewaartermijn van de dossiers verstreken is (na 15 jaar) zal het papieren en digitale dossier automatisch vernietigd worden.
  • Wij kunnen op uw (schriftelijke) verzoek het inhoudelijke dossier eerder vernietigen. Dit verzoek moeten wij wel gedurende de wettelijk 15 jaar bewaren om misverstanden te voorkomen en uw gegevens wel noodzakelijk zijn ten behoeve van de facturering
  • Wanneer u uw eerder (uitdrukkelijk)e toestemming aan ons gegeven heeft voor het gebruik van uw gegevens, maar de toestemming hiervoor nu intrekt.

 

Geen recht op vergetelheid/verwijdering:

  • Het uitoefenen van ons recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, zoals o.a. eigen indrukken, vermoedens enz. van de van de behandelaar
  • Als informatie dusdanig belangrijk is of wettelijk verplicht is om deze gegevens te verwerken en/of te bewaren.
  • Evolve psychologie verwerkt de gegevens om openbaar gezag of een (wettelijke vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen.
  • Wanneer u nog niet aan alle financiële verplichtingen voldaan heeft bij Evolve psychologie.
  • Wanneer er tijdens een traject ook andere personen bij betrokken zijn. Evolve psychologie moet dan een belangenafweging maken waaruit blijkt dat de belangen of de rechten/vrijheden van anderen zwaarder wegen dan het privacy-recht van de betrokkenen.

 

Recht op rectificatie en aanvulling:

  • U bent zelf verantwoordelijk dat uw persoonsgegevens bij onze praktijk juist zijn aangeleverd door u en dat u deze actualiseert als dat nodig is.

 

Recht op beperking van de verwerking/Het recht om minder gegevens te laten verwerken:

  • Wanneer gegevens onjuist zijn: indien u bij ons aangeeft dat wij onjuiste gegevens van u gebruiken, dan mogen we deze niet meer gebruiken voordat we het gecontroleerd hebben.
  • Indien u bezwaar maakt: wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens, dan moeten wij stoppen met deze gegevens te verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van u. Zo lang nog niet duidelijk is of onze gronden zwaarder wegen, mogen wij deze gegevens niet verwerken.

 

 

Contactgegevens beheerder van uw gegevens:

Evolve psychologie
Melkheul 21
4201HM, Gorinchem
0645253118

Azemina Velagic is de psycholoog bij wie u uw persoonsgegevens kan opvragen indien gewenst.

Evolve psychologie en haar team zullen er alles aan doen om uw privacy te waarborgen.

Aldus opgemaakt te Gorinchem d.d. 24-02-2022